Zentralregulierung Vertrag
Funktionsweise und Dienstleistungen einer Zentralregulierung
Bei der Zentralregulierung und einem Zentralregulierung Vertrag mit Delkredere handelt es sich um eine Finanzdienstleistung in einem rechtlichen Mehrpersonenverhältnis. Dabei ergeben sich Vorteile sowohl für Verband, Mitglied als auch Lieferant. Nachfolgend erhalten Sie Informationen zum grundsätzlichen Ablauf, Vorteile für die Unternehmen und Darstellung der wesentlichen Vertragsformen der Zentralregulierung.
Händler haben sich häufig in einem Einkaufsverband bzw. Verbundgruppe zusammengeschlossen, um aus der Bündelung Dienstleistungen und Beratungen zu beziehen, zu bearbeiten und zentral auf Informationen zuzugreifen. Sie werden Gesellschafter / Mitglieder einer Verbandsgesellschaft. Hierbei geht es z.B. um die Veranstaltung von Messen, den Wareneinkauf und die Konditionen, das Marketing, die Logistik oder Ähnliches.
Der Verband möchte seinen angeschlossenen Händlern als Mitglieder nun auch die Finanzdienstleistung der Zentralregulierung mit Delkredere zugutekommen lassen. Größere Verbände führen dies für die „eigenen“ Händler hin und wieder in einer in der Verbands-Unternehmensgruppe integrierten Finanzdienstleistungsgesellschaft oder Bank durch. Häufig kommt es aber auch zu einer Vermittlung und Beauftragung einer hierauf spezialisierten externen Gesellschaft bzw. Bank für den Handel. Diese bearbeiten über ein entsprechendes Abrechnungssystem die Abwicklung der Daten und der Zahlungsströme.
Die Händler / Mitglieder beziehen von Lieferanten (Vertragslieferanten) Waren und Dienstleistungen. Hierfür werden Kaufverträge und Dienstleistungsverträge geschlossen. Es entstehen Zahlungsverpflichtungen der Händler (Forderungen der Lieferanten), die zu einem Fälligkeitszeitpunkt beglichen werden müssen.
Die Zentralregulierung mit Delkredere wird von einem Finanzdienstleister oder einer Bank durchgeführt. Dabei werden im Wesentlichen zwei Leistungen erbracht, woraus sich Vorteile für die teilnehmenden Parteien ergeben:
- Die Forderungen der Lieferanten bzw. Vertragslieferanten aus Lieferung und Leistung werden zu bestimmten Zahlterminen (Dekaden) durch Überweisung für ein Mitglied zentral reguliert, also ausgeglichen. Die Forderung geht dadurch auf den Zentralregulierer über und wird dann bei den Händlern eingezogen. Der Zentralregulierer wird die Regulation entsprechend bearbeiten.
- Gegenüber den Lieferanten bzw. Vertragslieferanten wird die Haftung für die Zahlungsfähigkeit der Händler bzw. Mitglieder übernommen. (Delkredere)
Es werden nun die wesentlichen Inhalte der Verträge zur Zentralregulierung ohne Anspruch auf Vollständigkeit dargelegt, wobei im Einzelfall Unterschiede bestehen können oder weitere Details und Auflagen geregelt werden. Sie erhalten Informationen zu Vorteilen und Unterschieden für den Zentralregulierungsvertrag (in Deutschland).
Varianten und Parteien im Zentralregulierungsvertrag
"Verbandsvertrag" (Variante Zentralregulierungsvertrag)
(Parteien: Zentralregulierer und Verbandsgesellschaft)
- Beauftragung des Zentralregulierers mit der Durchführung der Zentralregulierer mit den beim Verband angeschlossenen Händlern / Unternehmen und den in Frage kommenden Lieferanten, mit denen hierfür ein Vertrag geschlossen werden kann
- Grobe Beschreibung der Zentralregulierung und den Rahmenbedingungen, die hierfür gelten sollen
- Regelungen zu Auflagen, Sicherheiten, Haftungen oder Konditionen in diesem Zusammenhang
- Regelungen zur gegenseitigen Information und Einbeziehung, Austausch von Statistiken und das Verfahren zur Neuaufnahme von neuen Händlern
"Lieferantenvertrag"
(Parteien: Zentralregulierer und Lieferant)
- Regelungen (Fristen/Technik) und Pflicht zur Einreichung der Rechnungsdaten durch den Lieferanten beim Zentralregulierer aus den Umsätzen mit den zur Zentralregulierung zugelassenen Händlern
- Möglichkeit zur Einsichtnahme, welches Händlerunternehmen zur Zentralregulierung zugelassen ist oder ausgeschlossen wurde
- Vereinbarung einer Gebühr für den Verwaltungsaufwand und die Delkredereübernahme
- Formulierung der Haftungsübernahme für die Bonität der Händler (Delkredere), die rechtsdogmatisch in unterschiedlichen Varianten erklärt werden kann, z.B. durch Bürgschaft, Forderungskauf, Schuldübernahme, Garantie oder ähnliches. Ggfls. Ausführungen zu vertraglichen Obliegenheiten für die Haftungsübernahme
- Beschreibung der Vorgehensweise bei der Erklärung eines Haftungsausschlusses für einen bestimmten Händler bzw. Mitglied
- Definition eines Zahlungskontos zur schuldbefreienden Zahlung durch den Zentralregulierer. Die Forderung geht mit der Zahlung an den Lieferanten auf den Zentralregulierer über, der Händler wird von der Schuld befreit
- Vereinbarung eines Kontokorrents zur Verrechnung aller Händlerforderungen, Gutschriften, Gebührenansprüche etc. in einem Saldo
- Pflicht zur Vereinbarung von Eigentumsvorbehaltsrechten in den Kaufverträgen über Waren mit den Händlern. Diese Sicherungsrechte werden mit der Regulierung der Forderungen ebenso auf den Zentralregulierer übertragen
- Beschreibung zur Vorgehensweise bei Gutschriften oder Rechnungskorrekturen. Streitigkeiten über die Zahlungspflicht, Warengüte, Gewährleistung oder sonstige Themen aus den Kaufverträgen sind im Grunde nur zwischen dem Lieferanten und Händler zu klären, hierfür übernimmt der Zentralregulierer keine Haftung
"Händlervertrag"
(Parteien: Zentralregulierer und Händler)
- Beschreibung der Zentralregulierung und Zustimmung, dass schuldbefreiend nur noch an den Zentralregulierer gezahlt werden kann. Zustimmung zu einem Lastschriftmandat für den regelmäßigen Einzug der fälligen Beträge.
- Verpflichtung zur Einreichung von Unterlagen zur Bonitätsbeurteilung und zur Erfüllung von Anforderungen aus den gesetzlichen Regelungen zur Vermeidung von Geldwäsche der Unternehmen
- bonitätsabhängige Vereinbarungen zur Stellung oder Nachforderung von ergänzenden Sicherheiten. Bestätigung, dass Eigentumsvorbehaltsrechte mit den Lieferanten / Vertragslieferanten bestehen und diese auf den Zentralregulierer übergehen
- Abtretungsvereinbarung auf Forderungen aus dem Weiterverkauf der Warenbestände, Bonifikationen oder sonstige Forderungen aus der Verbandszugehörigkeit
- Verpflichtungen zur regelmäßigen Meldung, Inventarisierung, Versicherung der Warenbestände
- Regelungen zur Kündigung der Zusammenarbeit / Ausschluss aus der Haftungsübernahme gegenüber den Lieferanten bei wesentlicher Vermögensverschlechterung oder Zahlungsstörungen
- Beschreibung zur Vorgehensweise bei Gutschriften oder Rechnungskorrekturen. Streitigkeiten über die Zahlungspflicht, Warengüte, Gewährleistung oder sonstige Themen aus den Kaufverträgen sind im Grunde nur zwischen dem Lieferanten und Händler (Mitglied) zu klären, hierfür übernimmt der Zentralregulierer keine Haftung
- Bonitätsabhängig kann es zu Vereinbarungen kommen, die eine Verschiebung von Fälligkeiten in einem definierten Limit gegen Zinszahlung ermöglichen
Das nachfolgende Schaubild gibt einen Überblick über die generelle Funktionsweise, Leistungen und Absicherung einer Zentralregulierung. Varianten für einen Zentralregulierungsvertrag bleiben hier unberücksichtigt. Weitere Informationen zur Zentralregulierung erhalten Sie in der FAQ-Übersicht. Hieraus ergeben sich die Vorteile für Verband, Mitglieder und Lieferant.
Autor: Jens Seßler Bereichsleiter Recht/Kreditabwicklung/Sanierung DZB BANK GmbH
Ablauf einer Zentralregulierung
