Grundsätzlich sei erwähnt, dass es keine vordefinierte Musterherangehensweise für die Gründung einer Einkaufsgemeinschaft gibt und diese in diversen Branchen möglich ist. Aus der rechtlichen Perspektive muss dennoch sichergestellt werden, dass geltende Vorschriften und Gesetze eingehalten werden. Je nach Größe und Umfang der Einkaufsgemeinschaft ist es nötig, dass entsprechende Lizenzen oder Genehmigungen eingeholt werden. Hierfür empfiehlt es sich, direkt zu Beginn einen Anwalt zu konsultieren, um bestehende Vorschriften einzuhalten.
Um eine Einkaufsgemeinschaft zu gründen, sind in erster Linie die beiden nachfolgenden Bedingungen als Grundvoraussetzung zu betrachten.
- Es besteht bei mehreren Unternehmen der Bedarf an Waren oder Dienstleistungen der gleichen Art.
- Es soll eine höhere Einkaufs- bzw. Verhandlungsmacht erzielt werden.
Mehr hierzu lesen Sie auch im Artikel “Die Entstehung von Einkaufsgemeinschaften und die Motivation der Beteiligten“.
Was sollte vor der Gründung einer Einkaufsgemeinschaft geprüft werden?
Das sogenannte Kartellverbot untersagt grundsätzlich den Austausch zwischen Konkurrenten zu wettbewerbsrelevanten Themen – zu diesen gehören auch Einkaufspreise. Unter bestimmten Voraussetzungen sind Einkaufsgemeinschaften von diesem Verbot ausgenommen. Liegen die gemeinsamen Marktanteile einer Einkaufskooperation von KMUs auf den betroffenen Märkten bei unter 15%, sind sie vom Kartellverbot nicht betroffen. Für Einkaufsgemeinschaften größerer Unternehmen ist dies im Einzelfall zu prüfen und zu beurteilen. Weitere Argumente für die Zulässigkeit einer Einkaufsgemeinschaft, auch bei einem höheren Marktanteil, sind beispielweise:
- Die Bildung der Einkaufsgemeinschaft stellt ein relevantes Gegengewicht zu marktstarken Lieferanten dar.
- Unternehmen, die nicht an er Kooperation beteiligt sind, halten hohe Marktanteile oder besitzen sonstige Wettbewerbsvorteile.
- Effizienzvorteile für die an einer Einkaufsgemeinschaft beteiligten Unternehmen werden an die Verbraucher weitergegeben.
Des Weiteren ist darauf zu achten, dass die Gründung einer Einkaufsgemeinschaft möglicherweise einer Fusionskontrolle unterliegt. Ist dies der Fall müssen vorab alle zuständigen Kartellbehörden entsprechende Genehmigungen aussprechen.
Welche Schritte sind bei einer Gründung erforderlich?
Vorab sollte der Bedarf an Waren oder Dienstleistungen ermittelt und auf dieser Basis entsprechende Standardkriterien festgelegt werden, welche künftig die Grundlage für die Bewertung von Lieferanten und Anbietern bildet. Im nächsten Schritt sollten potenzielle Lieferanten recherchiert und miteinander verglichen werden. Anschließend finden mit den ausgewählten Lieferanten und Anbietern entsprechende Verhandlungen über die neue Preisgestaltung statt. Nun sollte die Einkaufsgemeinschaft alle erforderlichen Verfahren und Prozesse für die Aufnahme neuer Mitglieder einrichten.
Um potenzielle neue Mitglieder zu gewinnen und das Netzwerk zu erweitern, ist vor allem ein ansprechendes Marketing in der Branche, bspw. in Form von Postwurfsendungen, Marketingkampagnen oder einem Social Media Auftritt, von Bedeutung.
Welche Rechtsformen sind möglich?
Eine häufig gewählte Rechtsform ist die eingetragene Genossenschaft (Einkaufsgenossenschaft). Des Weiteren können Einkaufsgemeinschaften auch als Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) oder Personengesellschaft gegründet werden. Die Rechtsgrundlage bildet der Gesellschaftsvertrag. Dieser regelt unter anderem das Verhältnis zwischen der Einkaufsgemeinschaft und seinen sogenannten Mitgliedern. Grundsätzliche Aspekte wie bspw. Vertragsschluss bzw. Vertragsbeginn, Konditionen, Lieferung, Haftung sowie Gerichtsstand sollten im Vertrag geregelt sein. Das Vertragsdokument für Mitglieder dient dabei zusätzlich der Regelung bzw. Definition bestimmter Waren und Dienstleistungen, welche ausschließlich über die Einkaufsgemeinschaft bezogen werden.
Was regelt der Rahmenvertrag mit einem Lieferanten?
Ein weiteres relevantes Rechtsverhältnis ist jenes zwischen der Einkaufsgemeinschaft und den verschiedenen Lieferanten. Der sogenannte Rahmenvertrag mit Lieferanten regelt unter anderem die Konditionen zwischen Verband und Lieferant. Beinhaltet der Vertrag außerdem die Besonderheit, dass Kaufverträge nur im Namen der Einkaufsgemeinschaft geschlossen werden und die Forderungen des Lieferanten somit ausschließlich gegenüber der Einkaufsgemeinschaft bestehen, wird von einer sogenannten Zentralfakturierung gesprochen. Bestellen die Mitglieder im eigenen Namen und die Zahlung erfolgt über eine zentrale Stelle, wird dies als Zentralregulierung bezeichnet. Daher ist ein weiterer relevanter Aspekt bei der Gründung einer Einkaufsgemeinschaft die Einführung eines passenden Zahlsystems.
Wie wird ein passendes Zahlsystem eingeführt?
Dieses dient der Erleichterung sämtlicher Transaktionen und kann über verschiedene Anbieter integriert werden. Eine Möglichkeit bietet das bereits zuvor erwähnte zentrale Abrechnungssystem, die sogenannte Zentralregulierung. Wie sich die Leistungsbestandteile einer Zentralregulierung zusammensetzen, lesen Sie hier.
