Rechnungseingangsverarbeitung
Wenn man in der Vergangenheit über eine Rechnung gesprochen hat, war es für alle am Prozess beteiligten klar, dass es sich hierbei um eine Papierrechnung handelt. Und genau diese Papierrechnung passte auch zu den Prozessen der Zeit, ganz egal ob es sich um den Versand, die Erfassung in der Zentralregulierung oder die Rechnungsprüfung durch den Leistungsempfänger handelte. Denn all diese Prozesse der Rechnungseingangsverarbeitung liefen mehr oder weniger analog. Eine Rechnung wurde mit Lineal, Bleistift und Taschenrechner kontrolliert. Daneben hatte man dann vielleicht einen Lieferschein und eine Bestellung und versuchte eine Verbindung zwischen der bestellten, gelieferten und berechneten Position zu finden. Klingt auf den ersten Blick nach einem recht einfachen Prozess, aber spätestens wenn sich eine Bestellung auf mehrere Lieferungen, eine Rechnung auf mehrere Bestellungen und ein Lieferschein auf unterschiedliche Bestellungen bezieht wird es komplizierter. In der Gegenwart sieht so ein Prozess immer öfter anders aus. Man versucht – nicht nur aus Umweltschutzgründen – auf Papierbelege zu verzichten. Denn der Versand einer elektronischen Rechnung dauert nur noch Sekunden, je nach Übertragungsweg erhält man als Rechnungssteller direkt eine Empfangsbestätigung und wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, können alle Rechnungsinformation positionsgenau elektronisch weiter verarbeitet werden. Somit ist die Basis geschaffen für eine Automatisierung der Rechnungsprüfung.
Zentralregulierung: strukturierte elektronische Formate der Rechnungen
In der Zentralregulierung kommt noch ein weiterer Faktor hinzu, nämlich die Skontierung der Rechnungen. In der Regel werden die Rechnungen in der Zentralregulierung in der ersten Skontokondition reguliert. Die Rechnungen sind jedoch seitens der Lieferanten in der Regel mit deren jeweiligen Standardzahlungskonditionen versehen, d.h. tatsächliche Zahlbeträge bzw. Zahlungstermine weichen oft von den in der Rechnung genannten ab.
Viele Zentralregulierer bieten den Anschlusshäusern dafür eine Lösung an. Werden Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten eingereicht sind in diesen Belegen alle Informationen enthalten, wie sie auch auf einer Papierrechnung zu finden wären. Egal ob berechnete Menge, Rabatte, Frachtkosten oder individuell vereinbarte Kondition. Diese Informationen werden den Anschlusshäusern natürlich auch im Original und in einer für das menschliche Auge lesbaren so genannten Visualisierung zur Verfügung gestellt. Diese Visualisierung hat immer das selbe Layout, so dass der Rechnungsempfänger die benötigten Informationen immer an derselben Stelle finden kann. Und auch für die im Rahmen der Zentralregulierung vereinbarten Zahlungskonditionen werden geboten. Im so genannten Exportformat werden die Rechnungsdaten in einem vom Anschlusshaus wählbaren, strukturierten elektronischen Format zur Verfügung gestellt, in dem dann sowohl die vom Zentralregulierer ermittelten Skontoabzüge, der Zahlbetrag und auch Regulierungstermin enthalten ist. Somit hat das Anschlusshaus die Möglichkeit diese Informationen ohne Medienbrüche in das eigene System zu übernehmen und den Prozess der Rechnungsprüfung komplett zu digitalisieren. Diese Informationen werden übrigens auch für Rechnungseingänge in nicht strukturierten Formaten (z.B. Papierbelege) zur Verfügung gestellt, dann allerdings ohne die Positionsinformationen.
Autor: Redaktion FINtatio
