Das ZUGFeRD Datenformat kurz erklärt
Ab dem 01.01.2025 müssen Rechnungen im B2B Bereich in einem elektronischen Format empfangen werden können. Dies schreibt die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung vor. Ein vielversprechendes zugelassenes Format in diesem Bereich ist ZUGFeRD. Doch was verbirgt sich hinter diesem Akronym?
Im Wesentlichen stellt dieses Format sicher, dass elektronische Rechnungen reibungslos von einem Computersystem zum anderen übertragen werden können. Die Besonderheit dabei ist die Kombination zweier Dateien in einem Format – also ein hybrides Datenformat.
- PDF-Datei
- XML-Datei
So erfolgt der Rechnungsversand per PDF, um die enthaltenen Informationen für den Empfänger sicht-, bzw. lesbar darzustellen. Die in dem versandten Dokument eingebettete XML-Datei enthält ebenfalls alle relevanten Rechnungsinformationen, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, den Betrag und die Lieferadresse. Aufgrund der Struktur dieses Formats, können die empfangenden Systeme die hinterlegten Informationen automatisiert verarbeiten.
Wie funktioniert die Erstellung der ZUGFeRD Rechnung?
Für die Erstellung einer ZUGFeRD Rechnung ist in der Regel eine entsprechende Software hilfreich. In der Theorie könnte die Rechnung zwar auch manuell auf Basis aller relevanten Spezifikationen erstellt werden, jedoch wäre solch ein Prozess aufwendig und fehleranfällig. Um das Vorgehen deutlich zu erleichtern und um sicherzustellen, dass alle Rechnungen den Standardanforderungen des Formats entsprechen, empfiehlt sich die Nutzung eines Tools. Dieses ist häufig in gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme integriert. Die Rechnungsdaten werden an entsprechender Stelle eingetragen und das Tool generiert automatisiert eine ZUGFeRD Rechnung.
Was gilt, wenn PDF und XML-Format voneinander abweichen?
Da die ZUGFeRD Rechnung aus zwei Dateiformaten besteht, kann es, wenn auch mit geringer Wahrscheinlichkeit, zu Fehlern und Abweichungen bei der Erstellung oder Verarbeitung dieser kommen. Welches der beiden Formate im Falle einer Abweichung verbindlich ist, hängt jedoch vom Prüfprozess des Rechnungsempfängers ab.
Wird das Rechnungsbild, also die PDF-Datei, bei Rechnungseingang zur Prüfung genutzt, ist diese das verbindliche Dokument. Wird die Rechnung hingegen im XML-Format geprüft, ist dieses für den Empfänger verbindlich. Gelten sowohl PDF- als auch XML-Format als zu prüfende Rechnungsdokumente, gilt folgendes:
- Belegfunktion hat das Dokumentenformat, mit dem die Lieferung und Leistung geprüft werden
- Werden die Daten gebucht, wird bei einer E-Rechnung mit gleicher Sorgfalt und etablierten Prüfmechanismen vorgegangen wie bei einer herkömmlichen, bspw. papierbasierten, Rechnung
Welche Vorteile bietet das Datenformat ZUGFeRD?
Für Unternehmen bietet der Einsatz von ZUGFeRD Rechnungen einige Vorteile.
Neben der Ersparnis von Zeit und Kosten, durch die Reduzierung des manuellen Aufwands für die Bearbeitung von Rechnungen, werden vor allem Fehler minimiert, die bei einer manuellen Übertragung von Daten wiederum auftreten könnten. Nicht zu unterschätzen ist außerdem die Papiereinsparung, die durch einen digitalen Rechnungsversand entsteht.
Neben einer grundsätzlichen Prozessoptimierung wird somit auch etwas zum Schutz der Umwelt beigetragen.
Autor: Redaktion fintatio.de
